Hur man fyller i en rullgardinslista med data från ett annat blad i Excel

Att ge användarna valmöjligheter med hjälp av en rullgardinslista är ett bra sätt att undvika skrivfel, eftersom användaren inte kan skriva något annat än ett av objekten i rullgardinsmenyn. Dessa rullgardinslistor gör också datainmatning i allmänhet enklare. Att klicka och välja är snabbare än att manuellt ange värden från tangentbordet.

Lyckligtvis låter Microsoft Excels datavalideringsfunktion dig skapa en rullgardinslista, och processen är snabb och enkel så länge datalistan finns på samma ark som rullgardinslistan. Du kan referera till en lista på ett annat blad, men det kräver lite mer arbete. I den här handledningen ska jag visa dig hur du fyller i en rullgardinslista med data på ett annat ark.

Jag använder Microsoft 365-skrivbord på ett 64-bitars Windows 10-system, men du kan använda äldre .xlsx-versioner. Excel för webben stöder en befintlig rullgardinslista, men du kan inte använda Excel för webben för att skapa rullgardinsmenyn.

I den här artikeln kommer jag att referera till datavalideringskontrollen som en rullgardinslista. Den här tekniken fungerar inte med innehållskontroller eller den äldre kombinationsrutan.

SER: Windows-, Linux- och Mac-kommandon som alla borde känna till (gratis PDF) (TechRepublic)

Måste läsa Windows-täckning

Hur man fyller från ett annat ark i Excel

Du kan fylla i en rullgardinslista med en lista på ett annat ark genom att referera till cellerna, men den resulterande rullgardinslistan kommer inte att vara dynamisk, även när listan är inuti ett arrayobjekt. Istället måste du använda ett namn på listan med objekt (förutom cellen för tabellrubriken) och sedan hänvisa till listnamnet när du skapar rullgardinslistan på ett annat blad. Det är en pusselbit som annars skulle göra dig galen om du inte visste det.

Bild A visar en kort lista över djur på ett ark med namnet Listor. Namnet på tabellen är Djur, men vi kommer inte att referera till det på det sättet. I en stor applikation kan du ha många listor på det här bladet, och många rullgardinslistor kan referera till olika listor på det här bladet.

Bild A

Bild: Susan Harkins / TechRepublic. Tilldela ett namn till listan över djur.

Innan jag fortsätter vill jag lista de olika elementen eftersom termen djur kommer upp några gånger och det är lätt att blanda ihop dem:

• Djur: namnet på tabellen med listan över djur. Det är inte nödvändigt att namnge tabellen för att denna teknik ska fungera. Den här tabellen innehåller hela listan, inklusive rubrikcellen.
• Animals_List: Det namngivna intervallet av listobjekt, exklusive rubrikcellen, i djurlistan.
• Djurlista: den enda kolumnen i djurtabellen.

Först ska jag visa dig hur du namnger listan, Animal_List – blanda inte ihop detta med tabellnamn (Djur):

1. Välj endast listobjekt, inkludera inte rubrikcellen. I det här fallet är det B3: B6.
2. Klicka på fliken Formler.
3. Namnge området Animals_List i den resulterande dialogrutan.
4. Lämna omfångsinställningen i arbetsboken.
5. Klicka inuti källkontrollen och ange = Djur[Animals List]som visas på Bild B.
6. Klicka på OK.

Bild B

Bild: Susan Harkins / TechRepublic.

Namnet på källlistintervallet förtjänar en förklaring. Den första komponenten, = Djur, hänvisar till arrayen med namnet Djur på listbladet. Den andra delen, [Animals List] är kolumnnamnet. Därefter är denna referens = Djur[Animals List], hänvisar till kolumnen Djurlista i tabellen Djur. Om du inte använder en tabell är referensen mycket enklare, Lists! $ B $ 3: $ B $ 6.

Låt oss nu skapa en rullgardinsmeny på ett annat blad som heter Dropdown och refererar till Animals_List:

1. Skapa ett andra ark och namnge det Dropdown (strängt taget, det finns ingen anledning att namnge det här nya arket).
2. Välj en cell – jag valde B2.
3. Klicka på fliken Data.
4. I gruppen Dataverktyg klickar du på Datavalidering och sedan på Datavalidering i rullgardinsmenyn.
5. Välj Lista i listrutan Tillåt.
6. För Källa anger du = Animals_List, som visas i Bild C.
7. Klicka på OK.

Bild C

Bild: Susan Harkins / TechRepublic. Fyll i rullgardinsmenyn i Excel genom att referera till det namngivna intervallet, Animals_List.

Som du kan se i Bild DExcel fyller på rullgardinsmenyn med hjälp av listan över djur på listbladet – ett helt annat ark, men i samma arbetsbok.

Bild D

Bild: Susan Harkins / TechRepublic. Excel fyller i rullgardinsmenyn med listan över djur.

Om du ändrar listan över djur på listbladet kommer listrutan automatiskt att uppdateras därefter. Prova detta nu.

Gå tillbaka till tabellen Djur på listbladet och lägg till kaninen. Kontrollera sedan rullgardinsmenyn på rullgardinslistan. Det kommer att inkludera kaninen!

Om det inte fungerar för dig, se till att expandera tabellen för att ange den nya posten genom att välja den sista tabellcellen och trycka på Tabb för att skapa en ny rad.

Verkar vara mycket jobb, men det är nödvändigt om listan och rullgardinsmenyn inte är på samma ark. I ett nötskal måste du definiera listan genom att ge den ett intervallnamn. Inkludera inte rubrikcellen i detta namn. Använd sedan det namngivna området som källreferens för rullgardinsmenyn. Så länge parametern Scope är hela arbetsboken kommer allt att uppdateras som förväntat, även om listan finns på ett annat ark.

Håll ögonen öppna

Att fylla en rullgardinslista med ett namngivet intervall på ett annat ark är inte svårt, men det kräver några oväntade uppgifter. I ett framtida inlägg kommer jag att visa dig hur du fyller i en rullgardinslista med hjälp av en lista i en annan arbetsbok.