Så här fixar du oavsiktligt radavstånd i dina Microsoft Outlook-e-postmeddelanden

Outlook lägger till oönskat radavstånd till meddelanden på grund av formateringsproblem när du får svar från ett webbaserat e-postprogram.

De av er som använder Microsoft Outlook har kanske märkt att programmet ofta lägger till oavsiktligt radavstånd i meddelanden, särskilt mellan rader som inte ska ha något mellanrum och mellan stycken som bara ska ha enstaka mellanrum. Detta händer när du får ett svar på ett av dina e-postmeddelanden från någon som använder ett webbaserat program som Gmail. Problemet uppstår uteslutande i Outlooks HTML-läge på grund av hur programmet behandlar rad- och styckebrytningar för webbaserade e-postklienter.

SER: 50 tidsbesparande tips för att påskynda ditt arbete i Microsoft Office (gratis PDF) (TechRepublic)

Om detta dilemma stör dig finns det flera lösningar beroende på hur mycket tid du vill lägga på att ta itu med problemet. För dessa steg använder jag Outlook från Microsoft 365-sviten, men de bör gälla lika bra i någon av de tidigare versionerna av Outlook.

För att först kolla upp formateringsproblemet, komponera ett e-postmeddelande som innehåller flera rader och flera stycken efter varandra. Raderna ska separeras med en enda styckebrytning, medan styckena ska separeras med två styckebrytningar. När du är klar, skicka e-postmeddelandet till dig själv eller någon annan på en Gmail-adress (Bild A).

Bild A

figur-a.jpg

Observera att e-postformateringen ser bra ut i Gmail. Svara på mejlet. Kontrollera svaret i Outlook. Lägg märke till att det nu finns mellanslag mellan de enkla raderna och dubbla mellanslag mellan styckena (Bild B).

Bild B

figur-b.jpg

Hur kan du hantera denna irritation? Här är några förslag.

Använd vanlig text istället för HTML

Som standardformat i Outlook behövs HTML om du skickar meddelanden med olika typsnitt, punktlistor, inbäddade bilder eller hyperlänkar. Men för en rak textbaserad e-post kan du vända dig till vanlig text. För att ändra formatet i ett nytt e-postmeddelande i Outlook, klicka på fliken Formatera text i menyraden och välj sedan Vanlig text.

RTF är ett annat alternativ, men RTF är utformad för att endast fungera i Outlook, så ett e-postmeddelande formaterat i RTF kan konverteras till vanlig text eller HTML beroende på tredjeparts e-postklient. Som sådan är vanlig text ett säkrare kort (Bild C).

Bild C

figur-c.jpg

Tryck på Enter en gång efter varje stycke

Problemet med Outlook-formatering ligger i hur Microsoft behandlar en enstaka styckeretur som en dubbel retur i HTML-formatet. Ett sätt att lösa detta problem är att trycka på Enter en gång istället för två gånger efter varje stycke. Nackdelen här är att e-postmeddelandet kan vara mer utmanande att läsa och arbeta med. Men åtminstone den korrekta formateringen kommer att bevaras (Bild D).

Bild D

figur-d.jpg

Tryck på Shift+Enter en gång efter varje rad och Shift+Enter två gånger efter varje stycke

Medan du trycker på Enter infogas en hård styckeretur i Outlook, om du trycker på Skift+Enter infogas en radbrytning. Som sådan kommer att använda Skift+Retur att bevara din rad- och styckeformatering i HTML-läge. Ja, att behöva trycka på Skift+Enter på detta sätt kan vara irriterande och tidskrävande, men det kan vara möjligt för kortare e-postmeddelanden. När du har skapat ett nytt e-postmeddelande på detta sätt klickar du på fliken Formatera text på menyn och klickar på knappen för att visa/dölj stycke. Slutet av varje rad ska visa en pil som pekar åt vänster istället för den traditionella styckesymbolen (Bild E).

Bild E

figur-e.jpg

Använd sök och ersätt för att ersätta varje styckemärke med en vanlig radbrytning.

Istället för att manuellt infoga radbrytningar, låt Outlook rensa din e-post åt dig via en enkel Sök och ersätt. När du har skapat ditt e-postmeddelande flyttar du markören till toppen av meddelandet och klickar på knappen Ersätt på menyfliksområdet Hem. Med markören i fältet Sök efter klickar du på knappen Special och väljer Styckemarkering. Flytta till fältet Ersätt med, klicka på knappen Special och välj Manuell radbrytning. Klicka på Hitta nästa för att starta sökningen. Du kan sedan klicka på knappen Ersätt för varje instans eller klicka på Ersätt alla för att ändra alla instanser i en enda gång (Bild F).

Bild F

figur-f.jpg

Slutligen verkar vissa människor kunna lösa problemet genom att ändra radavståndet för standardstilen eller mallen som används i Outlook. Men i mitt testande av dessa metoder kvarstod problemet. För mig är det mest effektiva och snabbaste alternativet att utföra ett sök och ersätt och det jag skulle rekommendera om du behöver arbeta i HTML-format och vill behålla rätt radavstånd.

Microsoft Weekly Newsletter

Bli ditt företags Microsoft-insider genom att läsa dessa Windows- och Office-tips, tricks och fuskblad. Levereras måndagar och onsdagar

Registrera dig idag

Se också

  • Office 365: En guide för teknik- och företagsledare (gratis PDF) (TechRepublic)
  • Hur man återkallar ett meddelande skickat i Microsoft Outlook

    (TechRepublic)

  • Hur man använder en regel för att vidarebefordra e-postmeddelanden i Outlook

    (TechRepublic)

  • Hur du synkroniserar dina Microsoft Outlook- och iPhone-kalendrar (TechRepublic)
  • Microsoft Outlook: 6 fantastiska tillägg för företagsanvändare

    (TechRepublic)

  • Hur man laddar ner och installerar Microsoft 365-appar på Mac, iPad eller iPhone (TechRepublic)
  • 6 enkla tips för att rensa upp din personliga och professionella inkorg (TechRepublic Premium)
  • Mer måste-läs Microsoft-täckning (TechRepublic på Flipboard)